在做出人事决定时——包括招聘、保留、晋升和重新分配——雇主有时会考虑申请人和雇员的背景。例如，一些雇主可能会尝试了解此人的工作经历、教育程度、犯罪记录、财务历史、病史或社交媒体的使用情况。除了与医学和遗传信息相关的某些限制（见下文）外，雇主询问有关申请人或雇员背景的问题或要求进行背景调查并不违法。

但是，无论何时您使用求职者或员工的背景信息做出雇佣决定，无论您是如何获得信息的，您都必须遵守保护求职者和员工免受歧视的联邦法律。这包括基于种族、肤色、国籍、性别或宗教的歧视；失能; 遗传信息（包括家族病史）；和年龄（40 岁或以上）。这些法律由平等就业机会委员会 (EEOC) 执行。

此外，当您通过从事背景信息编制业务的公司进行背景调查时，您必须遵守《公平信用报告法》(FCRA)。联邦贸易委员会 (FTC) 执行 FCRA。本出版物解释了如何遵守联邦反歧视法和 FCRA。审查您所在州和市有关背景报告或信息的法律也是一个好主意，因为某些州和市会规范出于就业目的使用该信息。

在获得背景信息之前

平等机会委员会

在所有情况下，请确保您平等对待每个人。如果决定是基于一个人的种族、国籍、肤色、性别、宗教、残疾、遗传信息（包括家庭病史）或年龄（40 岁或以上），则检查申请人和员工的背景是非法的。例如，仅向某个种族的人询问他们的财务历史或犯罪记录就是歧视的证据。

除非在极少数情况下，否则不要试图获取申请人或员工的遗传信息，其中包括家族病史。即使你有这些信息，也不要用它来做出就业决定。（有关该法律的更多信息，请参阅 EEOC 解释《遗传信息非歧视法》或 GINA 的出版物。）在提供有条件的工作机会之前，不要问任何医疗问题。如果此人已经开始工作，请不要问医疗问题，除非您有客观证据表明他或她因健康状况而无法完成工作或构成安全风险。

联邦贸易委员会

如果您从从事背景信息编制业务的公司获得背景信息（例如信用或犯罪背景报告），则 FCRA 需要事先执行额外的程序：

告诉申请人或员工，您可能会使用这些信息来决定他或她的就业。该通知必须采用书面形式并采用独立格式。该通知不能出现在就业申请中。您可以在通知中包含一些次要的附加信息（例如对消费者报告性质的简要描述），但前提是它不会混淆或减损通知。

如果您要求公司提供“调查报告”——基于个人面谈的关于个人性格、一般声誉、个人特征和生活方式的报告——您还必须告诉申请人或员工他或她有权获得描述调查的性质和范围。

获得申请人或员工的书面许可进行背景调查。这可以是您用来通知该人您将获得报告的文件的一部分。如果您希望授权允许您在此人的整个就业过程中获得背景报告，请确保您说得清楚且明显。

向您获得报告的公司证明您：

通知申请人并获得他们的许可以获得背景报告；

符合所有 FCRA 要求；和

不会歧视申请人或员工，或以其他方式滥用信息违反联邦或州平等机会法律或法规。

使用背景信息

平等机会委员会

您从任何来源收到的任何背景信息都不得用于违反联邦法律的歧视。这意味着您应该：

对每个人应用相同的标准，无论他们的种族、国籍、肤色、性别、宗教、残疾、遗传信息（包括家庭病史）或年龄（40 岁或以上）如何。例如，如果您不拒绝具有某些财务历史或犯罪记录的某个种族的申请人，则您不能因为其他种族的申请人具有相同或相似的财务历史或犯罪记录而拒绝他们。

在根据特定种族、肤色、国籍、性别或宗教的人中可能更常见的背景问题做出就业决定时要特别小心；在残疾人中；或在 40 岁或以上的人群中。例如，如果政策或做法对特定种族、民族血统或其他受保护特征的个人造成重大不利影响，并且不能准确预测谁将承担责任，则雇主不应使用将具有某些犯罪记录的人排除在外的政策或做法，可靠或安全的员工。在法律术语中，政策或实践具有“不同的影响”，并且与“工作相关且不符合业务需要”。

准备好在背景调查中发现的由残疾引起的问题例外。例如，如果您因为残疾导致的问题而倾向于不雇用某人，您应该允许该人证明他或她的工作能力——尽管有负面的背景信息——除非这样做会导致重大的经济损失或操作困难。

联邦贸易委员会

当根据通过从事背景信息编制业务的公司获得的背景信息采取不利行动（例如，不雇用申请人或解雇员工）时， FCRA 有额外的要求：

在您采取不利的雇佣行动之前，您必须向申请人或雇员提供：

一份通知，其中包括您做出决定所依赖的消费者报告副本；和

您应该从向您出售该报告的公司那里收到一份“根据公平信用报告法案您的权利摘要”的副本。

通过提前通知该人，该人有机会审查报告并解释任何负面信息。

在您采取不利的雇佣行动后，您必须告诉申请人或雇员（口头、书面或电子方式）：

他或她因为报告中的信息而被拒绝；

出售报告的公司的名称、地址和电话号码；

销售报告的公司没有做出聘用决定，也不能说明具体原因；和

他或她有权对报告的准确性或完整性提出异议，并在 60 天内从报告公司获得额外的免费报告。

处置背景信息

平等机会委员会

您制作或保存的任何人事或雇佣记录（包括所有申请表，无论申请人是否被录用，以及与录用相关的其他记录）必须在制作记录或采取人事行动后保存一年，以后来者为准。（EEOC 将教育机构以及州和地方政府的这一要求延长至两年。劳工部还将拥有至少 150 名员工和至少 150,000 美元政府合同的联邦承包商的这一要求延长至两年。）如果申请人或雇员提出歧视指控，您必须保留记录，直到案件结案。